скорее всего кто-то ошибается в кодировках
Либо майл(кста он дико режет передаваемые в html формате письма по одному ему понятному алгоритму) либо hotmail. Попробуйте в настройках поискать кодировки передаваемых писем, дело точно в этом, но вот как синхронизировать их - этим не заморачивался. Если есть возможность, то все кодировки лучше поставить на UTF-8